Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

Precisión terminológica: el uso de la expresión “fintech” o “tecnología financiera” para describir a MOVANK es meramente descriptivo del sector en que opera y no implica que MOVANK sea una entidad financiera vigilada, autorizada o supervisada por la Superintendencia Financiera de Colombia, salvo que ello corresponda jurídicamente respecto de un producto específico.

2.1 Principios que rigen el tratamiento

• Legalidad: todo tratamiento se sujeta a esta política y a la normatividad vigente.
• Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada previamente al Titular.
• Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones de ley.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: garantizamos tu derecho a conocer la existencia de datos que te conciernan.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento solo lo hacen personas autorizadas.
• Seguridad: la información se protege con medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento deben guardar reserva de la información.

Esta política se expide y se interpreta con fundamento en la siguiente normatividad, sin perjuicio de las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 (hábeas data e intimidad) y 20 (derecho a la información).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, “Régimen General de Protección de Datos Personales”.
• Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012, compilado en el Título 2, Capítulo 25 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
• Decreto 1074 de 2015, Capítulo 26 (modificado por el Decreto 90 de 2018), sobre el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Ley Estatutaria 1266 de 2008, sobre hábeas data financiero, crediticio, comercial y de servicios, modificada por la Ley 2300 de 2023, y sus decretos reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010.
• Ley 1273 de 2009, sobre delitos informáticos y protección de la información y de los datos.
• Código Sustantivo del Trabajo, en lo relativo al tratamiento de datos de los trabajadores.
• Circulares Externas de la SIC y, cuando MOVANK o alguno de sus productos quede sujeto a inspección, vigilancia o control de la Superintendencia Financiera de Colombia, las instrucciones que esta expida sobre protección al consumidor financiero y datos personales.

MOVANK actúa bajo el marco de la Ley 1266 de 2008 cuando, en desarrollo de sus relaciones con los Titulares, trate información financiera, crediticia, comercial o de servicios relacionada con su comportamiento de pago, así como cuando corresponda reportar, consultar o suministrar dicha información en los términos de la ley. En los demás escenarios, MOVANK se rige por el marco general de protección de datos personales previsto en la Ley 1581 de 2012, incluyendo el tratamiento de información de prospectos, clientes, empleados, candidatos, proveedores, contratistas, accionistas y demás Titulares, así como de personas con quienes haya existido una relación previa. La aplicabilidad de cada régimen será determinada por Jurídica/Compliance de acuerdo con la finalidad y naturaleza del tratamiento.

• El registro y uso de las aplicaciones y plataformas de MOVANK.
• Las páginas web, chat, redes sociales, canales telefónicos, correo electrónico y demás canales de atención.
• Formularios de vinculación, físicos o ya sea virtuales, diligenciados al momento de o después de celebrar un contrato con MOVANK.
• El contacto directo con el Titular a través de los datos de contacto que tenga registrados.
• El registro de visitantes en las instalaciones de MOVANK, para control de acceso y seguridad.

5.1 Grupos de interés

MOVANK trata datos personales de los siguientes grupos de interés, entre otros:

• Clientes y prospectos de clientes.
• Usuarios de las aplicaciones y plataformas de MOVANK.
• Representantes y administradores de comercios aliados.
• Trabajadores, exempleados y beneficiarios de empleados.
• Candidatos a empleados o contratistas.
• Contratistas, proveedores y aliados comerciales.
• Accionistas.
• Visitantes de las instalaciones de MOVANK.

5.2 Tipos de datos personales

Según el grupo de interés y el producto, y siempre bajo el principio de minimización, MOVANK puede recolectar:

• Información de identidad: nombre, número de identificación, fecha de nacimiento.
• Información de contacto: domicilio, dirección, teléfono y correo electrónico.
• Información financiera y bancaria: número de cuenta, tarjetas de crédito, débito u otros instrumentos de pago, calificación crediticia y cumplimiento de obligaciones dinerarias.
• Información transaccional: monto, fecha, medio de pago, identificación de comercios y de sus clientes, comportamiento transaccional.
• Información sobre el uso de las plataformas de MOVANK: IP, identificador de dispositivo, sistema operativo, navegador y datos generales de ubicación.
• Geolocalización (latitud y longitud), cuando el producto lo requiera y se autorice.
• Información de atención al cliente: comunicaciones con soporte, encuestas de satisfacción.
• Fotografías, imágenes, videograbaciones o audios que puedan asociarse a una persona natural.
• Información relacionada con la gestión del riesgo financiero y crediticio, y con la prevención de fraude y de lavado de activos.

Como Titular, autorizas a MOVANK a verificar la veracidad de los datos entregados, acudiendo a fuentes legítimas y a información de naturaleza pública.

Las cookies son pequeños archivos electrónicos que el sitio web de MOVAPAY envía y almacena en el navegador o equipo del usuario, con el fin de reconocer que dicho equipo visitó previamente el sitio y de recopilar información sobre la navegación realizada.

6.1 Tipos de cookies utilizadas

• Cookies técnicas o necesarias: indispensables para el correcto funcionamiento del sitio web y la navegación segura del usuario.
• Cookies de análisis o rendimiento: permiten recopilar información estadística sobre el uso del sitio web, con el fin de medir y mejorar su desempeño.
• Cookies de preferencias o personalización: permiten recordar las preferencias del usuario (idioma, región, configuración) para mejorar su experiencia de navegación.
• Cookies de publicidad o comportamiento: recopilan información sobre los hábitos de navegación del usuario con fines de optimización de contenidos.

Ninguna de estas categorías está exenta del deber de solicitar el consentimiento previo del usuario, independientemente de su finalidad. Las cookies utilizadas por MOVAPAY tienen como finalidad exclusiva la recolección de datos para el mejoramiento de la experiencia del usuario y la optimización del sitio web; MOVAPAY no comparte la información recolectada mediante cookies de análisis o publicidad con terceros para fines publicitarios.

6.2 Consentimiento y configuración

Al ingresar por primera vez al sitio web de MOVAPAY, se muestra un aviso o banner de cookies que permite conocer las categorías utilizadas y otorgar el consentimiento previo, expreso e informado de manera diferenciada por categoría, antes de que se instale cualquier cookie distinta a las estrictamente técnicas o necesarias. El usuario puede aceptar todas las categorías, rechazarlas, o seleccionar cuáles autoriza, y modificar su decisión en cualquier momento desde el botón “Configuración de cookies” disponible en el pie de página, o mediante la configuración de su propio navegador. El rechazo de cookies no técnicas puede afectar el funcionamiento óptimo de ciertas funcionalidades de la plataforma, pero nunca el acceso al sitio.

El detalle completo de esta materia, incluyendo cómo administrar o deshabilitar las cookies según el navegador, está desarrollado en la Política de Cookies de MOVAPAY, disponible de forma permanente en el sitio web.

MOVANK también puede recolectar datos sensibles. Conforme al artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, MOVANK solo trata tus datos sensibles cuando:

• Has dado tu autorización como Titular, mediante el formato “Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles” de MOVANK, salvo los casos en que la ley no exija tal autorización.
• Sea necesario para salvaguardar tu interés vital y te encuentres física o jurídicamente incapacitado; en ese caso, tu representante legal debe otorgar la autorización.
• El tratamiento recaiga sobre datos sensibles necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En ningún caso trataremos tus datos sensibles con finalidades distintas a las autorizadas y previstas en esta política y en la ley. Como Titular, tienes derecho a abstenerte de autorizar el tratamiento de tus datos sensibles; la prestación de los servicios de MOVANK no está condicionada a la entrega de estos datos, salvo que sean indispensables para la celebración o ejecución de la relación contractual.

7.1 Tratamiento de datos de menores de edad

Los productos y servicios de MOVAPAY están dirigidos a personas mayores de edad con plena capacidad legal para contratar. MOVANK no recolecta de manera intencional datos personales de menores de edad. Si llegamos a identificar que se ha recolectado información de un menor sin la debida autorización de sus padres o representantes legales, procederemos a eliminarla.

MOVANK podrá obtener datos personales por diferentes medios, incluyendo aquellos suministrados directamente por el Titular, proporcionados por terceros que se encuentren facultados para compartirlos o provenientes de fuentes de acceso público, de acuerdo con la finalidad del tratamiento y el régimen jurídico aplicable.

En desarrollo de sus actividades, MOVANK podrá recibir información proveniente, entre otros, de operadores de información, entidades financieras, entidades o actores vinculados al procesamiento de pagos, proveedores tecnológicos, aliados comerciales y demás terceros que intervengan legítimamente en la prestación, administración, validación o seguridad de sus productos y servicios. Esto podrá comprender servicios de KYC, validación de identidad, prevención y detección del fraude, análisis de riesgos, procesamiento de transacciones y otros servicios relacionados con la operación de MOVANK.

Cuando la información sea obtenida a través de un tercero, MOVANK procurará que dicho tercero se encuentre facultado para suministrarla y que su recolección, transferencia o transmisión cuente con el fundamento jurídico correspondiente. Asimismo, MOVANK tratará la información recibida de acuerdo con las finalidades informadas, las autorizaciones o demás bases jurídicas aplicables y las obligaciones de protección de datos personales que correspondan.

La información proveniente de fuentes de acceso público podrá ser utilizada por MOVANK únicamente dentro de los límites establecidos por la legislación colombiana y atendiendo la naturaleza, finalidad y pertinencia de los datos.

La recepción de información por parte de terceros no amplía por sí misma las finalidades para las cuales MOVANK podrá tratar los datos, ni exime a MOVANK del cumplimiento de las obligaciones que le resulten aplicables como Responsable o Encargado del tratamiento, según corresponda.

MOVANK realizará el tratamiento de los datos personales de los Titulares, directamente o mediante terceros que actúen por cuenta de MOVANK o que intervengan legítimamente en sus operaciones, para las finalidades que resulten aplicables según la naturaleza de la relación con el Titular, los productos o servicios ofrecidos y las actividades desarrolladas por la compañía.

9.1 Finalidades comunes a todos los grupos de interés

• Conocer, almacenar y procesar tus datos personales en las bases de datos de MOVANK.
• Establecer y gestionar la relación precontractual, contractual, comercial, laboral, civil o de cualquier otra índole.
• Validar los datos personales entregados por ti o por un tercero autorizado, incluyendo, cuando exista autorización específica, datos biométricos.
• Prevenir el lavado de activos, la financiación del terrorismo, el fraude y otras actividades ilegales, y consultar listas vinculantes y restrictivas y demás información requerida por SARLAFT/SAGRILAFT.
• Transferir o transmitir tus datos, nacional o internacionalmente, a terceros con los que MOVANK tenga una relación comercial, a sus aliados estratégicos o a empresas de su grupo empresarial, respetando las finalidades informadas.
• Responder tus consultas, peticiones, quejas y reclamos a través del Centro de Privacidad y demás canales habilitados.
• Consultar y, cuando corresponda, reportar en centrales de riesgo u otros operadores de información financiera el cumplimiento o incumplimiento de tus obligaciones con MOVANK.
• Ejercer control de acceso a las instalaciones de MOVANK, incluyendo el tratamiento de imágenes de videovigilancia conforme a la Guía de la SIC para Sistemas de Videovigilancia.
• Adelantar los trámites de facturación por la venta de productos y/o servicios.

9.2 Finalidades específicas para clientes, prospectos de clientes y usuarios compradores

• Hacer seguimiento a la ejecución del contrato e informar sobre su desarrollo.
• Prevenir la suplantación de identidad y otras modalidades de fraude, incluyendo su transmisión a los actores del sistema de pagos de bajo valor cuando sea necesario.
• Contactar directamente o a través de terceros, con fines de mercadeo y demás inherentes al objeto comercial, únicamente por los canales que haya autorizado el titular.
• Analizar datos transaccionales y de comportamiento en la app o página web, con fines de definición de perfil, modelos de riesgo, mejora de productos e investigación estadística, comercial y financiera.
• Procesar los pagos electrónicos realizados a través de la plataforma de MOVANK y resolver solicitudes o reclamos relacionados.
• Contactar directamente o a través de terceros para realizar gestión de cobranza y recuperación judicial o extrajudicial del monto de tus obligaciones en mora o créditos vencidos, así como enviar mensajes relacionados con la gestión de cobro y recuperación de cartera a través de notificaciones push, correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajes de texto, canales de mensajería instantánea o cualquier otro medio o canal de contacto o comunicación que haya sido autorizado por el Titular.
• Estudiar y atender las solicitudes de los servicios que soliciten los Titulares en cualquier tiempo, así como prestar los servicios que se deriven de estas solicitudes y cumplir con la jurisprudencia y normas aplicables.

9.3 Finalidades específicas para trabajadores, contratistas y beneficiarios

• Adelantar los procesos de vinculación laboral o de prestación de servicios, para llevar a cabo el objeto y desarrollo de MOVANK.
• Verificar referencias laborales o académicas que haya suministrado.
• Desarrollar los derechos y deberes de la relación laboral o contractual, incluido el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
• Asignar y hacer seguimiento al uso de equipos y recursos de trabajo.
• Conservar información para expedir certificaciones laborales y constancias de vinculación laboral y/o comercial, de acuerdo con los parámetros establecidos en la normatividad colombiana.

9.4 Finalidades específicas para candidatos a empleados o contratistas

• Adelantar los procesos de selección y contratación de empleados y contratos de prestación de servicios con personas expertas en su campo, que, en razón de su oficio, pueden realizar alguna actividad requerida para el desarrollo del objeto social de MOVANK.
• Enviar ofertas de trabajo cuando haya lugar.
• Las hojas de vida de los candidatos que participen en un proceso de selección y no sean seleccionados para el cargo al cual aplicaron serán conservadas por un período de tres (3) años, contados a partir del cierre del respectivo proceso, con el fin de ser tenidos en cuenta en futuras oportunidades laborales que resulten acordes con su perfil. Una vez vencido este término, y siempre que no exista una obligación legal que exija su conservación, los datos personales serán eliminados de manera segura.

9.5 Finalidades específicas para proveedores y aliados

• Corroborar su idoneidad personal y la experiencia técnica o profesional requerida.
• Efectuar el pago de los servicios prestados.
• Gestionar la relación contractual con los proveedores, incluyendo la coordinación de actividades, la atención de requerimientos, el intercambio de información necesaria y la verificación de los aspectos asociados a la prestación de los servicios contratados.
• Convocarlos a eventos o actividades de fortalecimiento de la relación contractual.
• Realizar declaraciones tributarias o gestión de información tributaria y de recaudo.
• Los demás usos administrativos y comerciales que se establezcan en los contratos o que deriven de su actividad.

MOVANK, en calidad de responsable, puede transferir o transmitir los datos personales, nacional o internacionalmente, a un tercero, para las finalidades descritas en esta política. Cuando MOVANK contrate proveedores tecnológicos, de infraestructura en la nube o cualquier tercero que trate los datos por su cuenta (correo corporativo, monitoreo, mensajería, servicios antifraude, KYC, pasarelas de pago, analítica, entre otros), dicho tercero actúa como Encargado. Con cada Encargado se suscribe un anexo o acuerdo de tratamiento de datos que incluye, como mínimo:

• Finalidad y categoría de datos tratados, y medidas de seguridad exigibles.
• Régimen de subencargados (prohibición de subcontratar sin autorización previa y escrita de MOVANK).
• Obligación de notificación de incidentes de seguridad y de confidencialidad.
• Eliminación o devolución segura de la información al finalizar el servicio.
• Condiciones del tratamiento internacional, derecho de auditoría de MOVANK, y efectos de la terminación contractual sobre los datos tratados.

Cuando la transferencia o transmisión implique el envío de datos fuera de Colombia, MOVANK verificará que el país de destino garantice un nivel adecuado de protección, o que se cuente con alguna de las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 (autorización expresa del Titular, cláusulas contractuales adecuadas, u otras excepciones legales). Los datos también podrán comunicarse a las empresas del grupo empresarial al que pertenezca MOVANK, dentro de las mismas finalidades informadas.

Como Titular, tienes derecho a: conocer, actualizar y rectificar tus datos personales; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso dado a tus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley; revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación; acceder gratuitamente a tus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento; y exigir el cumplimiento de tu derecho al hábeas data.

Puedes ejercer tus derechos a través del Centro de Privacidad y Protección de Datos y demás canales institucionales de MOVANK, entre ellos el correo privacidad@movank.com y protecciondedatos@movank.com. Allí puedes identificar el tipo de solicitud que presentas: consulta, acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria de la autorización, reporte de un posible uso indebido de tu información, o incidente relacionado con datos personales.

Cada solicitud recibida queda trazada con número de radicado, fecha de recepción, responsable asignado, estado, término legal aplicable, evidencias del trámite y fecha de cierre. El procedimiento y los plazos de atención de consultas y reclamos (10 días hábiles para consultas y 15 días hábiles para reclamos, prorrogables conforme a la ley) están desarrollados en el Procedimiento de Protección de Datos Personales de MOVANK, que hace parte integral de esta política. Cualquier consulta o reclamo puede ser presentado por ti, tus causahabientes, o tu representante o apoderado, previa acreditación de dicha calidad y superación del proceso de validación de identidad correspondiente.

MOVANK cuenta con gestión de identidades y accesos, cifrado, desarrollo seguro, gestión de vulnerabilidades y copias de seguridad, según lo desarrollado en la Política de Seguridad de la Información y Ciberseguridad de MOVANK. MOVANK exige igualmente a sus proveedores y aliados la existencia de medidas de seguridad adecuadas y suficientes respecto del tratamiento que estos realicen con los datos que les sean compartidos.

MOVANK pondrá a tu disposición y a la de terceros la versión vigente de esta política a través de sus canales institucionales. Cualquier cambio sustancial será informado por dichos canales, y cuando el cambio afecte de forma sustancial las finalidades del tratamiento, te solicitaremos una nueva autorización en los casos en que la ley así lo exija.

Esta política rige a partir de su fecha de publicación, y se revisará al menos una vez al año o cuando se presenten cambios normativos, tecnológicos u organizacionales relevantes.

Fecha de aprobación: Septiembre de 2026.